Een notaris die is betrokken bij de afwikkeling van de nalatenschap, moet zich in het boedelregister inschrijven. Het maakt niet uit of het een betrokken notaris of boedelnotaris is. Hieronder wordt het verschil aangegeven.
Betrokken notaris
Een betrokken notaris wordt slechts voor een klein gedeelte van de afwikkeling van de nalatenschap ingeschakeld. Bijvoorbeeld voor:
- het maken van de verklaring van erfrecht:
- het maken van de verklaring van executele;
- het opstellen van een aangifte erfbelasting ( successieaangifte);
- het adviseren bij het afwikkelen van een nalatenschap.
Boedelnotaris
Een boedelnotaris heeft een veel actievere rol. Hij dient de regiefunctie te nemen in de afwikkeling van de nalatenschap. De boedelnotaris kan pas aan de slag als hij van de executeur (4:146 BW) of erfgenamen opdracht heeft gehad. Wanneer een notaris als boedelnotaris is aangewezen door een executeur dan moet hij de erfgenamen daarover inlichten. Hierbij kan de boedelnotaris aangeven welke opdracht hij/zij heeft gekregen. Bijvoorbeeld:
- het opstellen van een verklaring van erfrecht;
- het verzorgen van de aangifte voor de erfbelasting;
- het verzorgen van de verdere afwikkeling van de nalatenschap, waaronder begrepen: het inventariseren van de samenstelling en de omvang van de nalatenschap per de overlijdensdatum;
- het voeren van de administratie en het beheer van de nalatenschap;
- het inventariseren van de mutaties vanaf de overlijdensdatum;
- het opstellen van de rekening en verantwoording;
- het begeleiden van de afspraken over de verdeling van de nalatenschap;
- het zorgdragen voor de financiële afwikkeling, zoals het innen van banktegoeden, het betalen van schulden, het uitkeren aan legatarissen en erfgenamen volgens de uitdelingslijst;
- het passeren van de notariële akte van verdeling/vaststelling van de erfdelen.
In veel gevallen zal een boedelnotaris een boedelbeschrijving maken, schuldeisers oproepen, een verdelingsakte opmaken en de aangifte erfbelasting verzorgen. Een boedelnotaris en een executeur moeten goed samenwerken. De executeur heeft namelijk het beheer over de nalatenschap. De taak van een boedelnotaris is deels uitvoerend deels als raadgever. Het is mogelijk dat een boedelnotaris door de rechter tot vereffenaar wordt benoemd. In de wet zijn een aantal taken weggelegd voor de boedelnotaris:
- als er een vereffenaar benoemd dient te worden dan moet de rechter de boedelnotaris horen;
- schuldeisers kunnen een vordering indienen bij een boedelnotaris;
- hij kan de kantonrechter verzoeken om een erfgenaam zekerheid te laten stellen;
- bepaalde stukken kunnen ter inzage gelegd worden op het kantoor van de boedelnotaris (boedelbeschrijving, uitdelingslijst en de rekening en verantwoording).
